Manual de la plataforma KLK Envíos
Esta guía explica, en lenguaje sencillo, cómo está armado el sitio, quién entra por cada puerta, qué hace cada rol y qué dirección (URL) usar para cada cosa.
Fecha de esta versión: 26 de octubre de 2026 · Sitio: https://klkenvios.com
1. La idea en una frase
KLK Envíos es una plataforma de cotización y gestión logística. El público cotiza y hace seguimiento; los clientes con cuenta ven su historial; el equipo interno opera pedidos, aliados, tarifas y PQRS desde un panel protegido.
Hay dos puertas distintas. No se mezclan:
- Clientes (particulares y empresas) → ingresan con correo y contraseña a «Mi cuenta».
- Equipo KLK → entra al panel interno por «Acceso al equipo». Esa clave no es la misma de las cuentas de clientes.
2. Mapa de direcciones (URLs)
Todo vive en el mismo dominio. Copie la dirección completa o, si ya está en el sitio, use la ruta que empieza con /.
Sitio público (cualquiera puede abrirlas)
| Qué es | URL | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Inicio | https://klkenvios.com/ | Portada: cotizar, rastrear, ayuda y contacto. Todo se presenta como KLK Envíos. |
| Cotizar | https://klkenvios.com/#cotizar | Precio al instante o solicitud para que el equipo la revise. No obliga a tener cuenta. |
| Seguimiento | https://klkenvios.com/#inicio | Caja «Sigue tu envío»: solo el código KLK. |
| Ayuda / FAQ | https://klkenvios.com/#ayuda | Tarifas, cobertura, tiempos, restricciones y reclamaciones. |
| Servicio al cliente y PQRS | https://klkenvios.com/#contacto | WhatsApp 322 279 0480 y formulario de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. |
| Esta guía | https://klkenvios.com/guia | Manual en pantalla. |
| PDF de esta guía | https://klkenvios.com/guia-pdf | Descarga o abre el PDF. |
Cuentas de clientes
| Qué es | URL | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Crear cuenta | https://klkenvios.com/cuenta/registro | Registro de particular o empresa. |
| Ingresar | https://klkenvios.com/cuenta/login | Correo + contraseña. El menú del sitio dice «Ingresar». |
| Recuperar clave | https://klkenvios.com/cuenta/recuperar | PIN de 6 dígitos, de un solo uso, válido 15 minutos. |
| Mi cuenta | https://klkenvios.com/cuenta/ | Cotizaciones, guías, sedes, PQRS, avisos y documentos. |
| Salir | https://klkenvios.com/cuenta/logout | Cierra la sesión del cliente. |
Panel del equipo (no es para clientes)
En el pie del sitio el enlace se llama «Acceso al equipo» a propósito, para no anunciar «administración» al público. La página real del login sigue siendo la del panel.
| Qué es | URL | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Entrar al equipo | https://klkenvios.com/admin/login | Usuario y clave internos del servidor. |
| Tablero | https://klkenvios.com/admin/ | Indicadores: cotizaciones, pedidos, novedades, PQRS, cuentas. |
| Cotizaciones | https://klkenvios.com/admin/cotizaciones | Listado y filtros. Abrir una ficha para gestionarla. |
| Ficha de cotización | https://klkenvios.com/admin/ver?id=NÚMERO | Precio, costo, guía, rótulo, recogida, anulación y estado del envío. |
| Pedidos | https://klkenvios.com/admin/pedidos | Crear, editar, filtrar, guía, aliado, estados de envío, novedades. |
| Seguimiento comercial | https://klkenvios.com/admin/seguimiento | Colas: nuevas, contactados, cotizados, perdidos. |
| Aliados | https://klkenvios.com/admin/transportadoras | Alta, logo, web, servicios, activar o desactivar. |
| Tarifas | https://klkenvios.com/admin/tarifas | Regla de cobro de KLK (margen y adicional) y tarifas manuales por ruta. |
| Clientes (resumen) | https://klkenvios.com/admin/clientes | Perfiles agrupados por teléfono a partir de cotizaciones. |
| Usuarios y roles | https://klkenvios.com/admin/usuarios | Cuentas registradas, rol, activo/inactivo, descuentos. |
| PQRS | https://klkenvios.com/admin/pqrs | Radicados, estado de atención y respuesta al cliente. |
| Cartera | https://klkenvios.com/admin/pagos | Pagos, facturas y saldos. |
| Reportes | https://klkenvios.com/admin/reportes | Estadísticas comerciales. |
| Configuración | https://klkenvios.com/admin/configuracion | WhatsApp, teléfono, correo, logo y redes. |
| Cerrar sesión equipo | https://klkenvios.com/admin/logout | Sale del panel. |
3. Usuarios: quién es quién
En la base de datos, cada persona que se registra queda en la tabla de usuarios. Lleva nombre, celular colombiano, correo (único), contraseña cifrada, tipo de cliente y un rol.
Cómo se crea una cuenta de cliente
- Abrir https://klkenvios.com/cuenta/registro
- Elegir Particular o Empresarial.
- Particular: nombre, celular, correo y clave (mínimo 8 caracteres).
- Empresa: además, razón social y NIT válido. Puede anotar sede administrativa y dirección de despacho (se pueden agregar más sedes después).
- Al terminar, entra sola a «Mi cuenta».
También se puede cotizar sin registrarse. Si la persona ya había iniciado sesión, esa cotización queda ligada a su usuario.
Los cuatro roles
| Rol | Quién es | Cómo entra | Qué ve |
|---|---|---|---|
| particular | Persona natural | https://klkenvios.com/cuenta/login | Espacio simple: cotizaciones, guías, datos, PQRS y avisos. |
| empresarial | Empresa con volumen o datos de facturación | La misma URL de clientes | Lo mismo, más indicadores (envíos, gasto, destino frecuente) y gestión de varias sedes. El admin puede asignarle descuento o tarifa especial. |
| empleado | Persona del equipo KLK | Hoy el panel sigue el login interno. Este rol se puede marcar en Usuarios para dejarlo listo. | Pensado para operar el día a día sin ser el dueño de la clave maestra. Aún no abre el panel con correo de cliente. |
| administrador | Responsable de la operación | https://klkenvios.com/admin/login (clave del servidor) | Todo el panel: pedidos, aliados, tarifas, usuarios, cartera, configuración. |
Importante: un cliente nunca debe usar /admin/. Si alguien del público llega ahí, verá el login del equipo, no su cotización. Al revés: el equipo no gestiona pedidos desde /cuenta/.
Activar, desactivar y condiciones
En https://klkenvios.com/admin/usuarios el equipo puede:
- Cambiar el rol.
- Marcar la cuenta como activa o inactiva (si está inactiva, no entra a /cuenta/login.php).
- Poner un porcentaje de descuento y una nota de tarifa especial (sobre todo para empresas).
Abajo de esa pantalla hay un registro de actividad (quién creó, editó o eliminó qué).
Olvidé mi contraseña
- Ir a https://klkenvios.com/cuenta/recuperar
- Escribir el correo o el celular de la cuenta.
- Pedir el PIN. Si el servidor puede enviar correo, llega un código de 6 dígitos. Vence en 15 minutos y es de un solo uso.
- Escribir el PIN y la nueva clave.
El envío automático por SMS todavía no está conectado a un operador. Si el correo no llega, el cliente puede escribir al WhatsApp 322 279 0480 para que el equipo lo ayude a completar el cambio.
4. Qué hace el cliente paso a paso
Cotizar
En la portada, sección Cotizar, hay dos formularios: empresarial y persona natural. Cada uno tiene dos caminos. Ver precio ahora muestra el valor de KLK Envíos y guarda la solicitud como cotizada. Solicitar cotización la deja en estado «Nueva» para que el equipo escriba el precio.
El cliente solo ve el precio de KLK Envíos, los días estimados y el código KLK. La guía la genera el equipo desde la ficha, cuando el cliente confirma.
Seguir un envío
En la portada, «Sigue tu envío», el cliente escribe solo el código KLK (ejemplo KLK-261012-E89A). Ve el estado, la ruta y las fechas. La remesa interna no se muestra ahí; el equipo la consulta en la ficha.
PQRS y WhatsApp
El formulario de contacto entrega un radicado (PQRS-fecha-código). El cliente lo consulta en Mi cuenta. El botón de WhatsApp abre una conversación con el 322 279 0480. El globo de «Ayuda» es un asistente de preguntas frecuentes; si no sabe, pasa a un asesor humano por WhatsApp.
5. Qué hace el equipo en el panel
- Cotizaciones: contactar, cotizar, anotar valor, cambiar estado, dejar historial. Se puede eliminar con confirmación; no desaparece del registro de actividad.
- Pedidos: cuando el envío es real. Estados: en bodega de origen, en tránsito por carretera, llegó a bodega de destino, en proceso de entrega, entregado, en novedad y anulado. El cliente ve el código KLK.
- Operación: desde la ficha se recalcula el precio, se genera la guía, se descarga el rótulo, se pide la recogida y se anula. Eso no sale en la portada.
- Tarifas: la regla de cobro (margen % más un adicional) y, aparte, las tarifas manuales. Cada cambio queda en el historial.
- Cartera: pagos, facturas o saldos por cliente.
- Configuración: número de WhatsApp, mensaje predeterminado, logo de marca.
Del menú del panel se quitaron «PDF de entrega» y «Exportar CSV» para no mezclar herramientas que no son del día a día. Esta guía es el documento que sí debe usarse para entender el sistema.
6. Estados que va a ver
De la cotización comercial: Nueva → Contactado → Cotizado → En seguimiento → Aceptado / Rechazada / No aceptado → Envío realizado.
Del envío (pedido): en bodega de origen, en tránsito por carretera, llegó a bodega de destino, en proceso de entrega, entregado, en novedad, anulado.
No es obligatorio que coincidan uno a uno. La cotización es la conversación de venta; el pedido es la operación del paquete.
7. Lo que todavía depende de ustedes
- El margen y el adicional de KLK Envíos, en Tarifas. Mientras estén en cero, el precio al cliente coincide con el costo.
- Las credenciales de producción, cuando existan, se ponen en el servidor. Esta versión usa el ambiente de pruebas.
- Si quieren PIN por SMS o avisos automáticos por WhatsApp Business, hace falta el proveedor o la API oficial, no solo el enlace wa.me.
8. Atajos para no perderse
- ¿Soy cliente y quiero ver mis envíos? https://klkenvios.com/cuenta/
- ¿No tengo cuenta y quiero cotizar? https://klkenvios.com/#cotizar
- ¿Tengo una guía? https://klkenvios.com/ y la caja de seguimiento.
- ¿Trabajo en KLK? https://klkenvios.com/admin/login
- ¿Quiero hablar con una persona? WhatsApp 322 279 0480 o https://klkenvios.com/#contacto
- ¿Quiero este manual en PDF? https://klkenvios.com/guia-pdf
Si una dirección no abre, compruebe que está escrita igual, con https y sin espacios. Las que empiezan con /admin/ piden la sesión del equipo; las de /cuenta/ piden la sesión del cliente.